2. Waarom is mijn declaratie afgekeurd?
Als uw declaratie is afgekeurd dan kan dit een aantal redenen hebben. De reden van afkeur ontvangt u in een retourbericht (iWMO325 of iJW325 bericht). Hierin staat beschreven wat de reden van afkeur is. Wij vragen u altijd het originele declaratiebericht goed te controleren op reden van afkeur, voordat u een e-mail stuurt naar de afdeling Inkoop en Contractbeheer. Controleer altijd uw ingediende declaratie op de volgende aspecten;
- Is het juiste toewijzingsnummer voor de periode gebruikt waarover u declareert;
- Is het juiste toewijzingsnummer voor de het product gebruikt;
- Check of u een toewijzing heeft;
- Is het contractueel vastgestelde tarief gebruikt;
- Zijn de juiste eenheden gebruikt;
- Is het juiste tarief gebruikt in combinatie met eenheden;
- Is de juiste productcode gebruikt;
- Is de correcte periode gehanteerd in de declaratie.
Top 5 afkeurmeldingen:
De meeste declaraties worden afgekeurd op de volgende meldingen:
Er is geen machtiging/beschikking afgegeven
In dit geval heeft het systeem geen match kunnen vinden tussen de declaratie en toewijzing voor de periode waarover u declareert. Check goed van tevoren of u het juiste toewijzingsnummer heeft gebruikt. Dit nummer kunt u terugvinden in het ontvangen 301-bericht of op het Digitaal Leefplein.
Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met de contractafspraken
Deze afkeuring kan diverse oorzaken hebben. Mogelijkerwijs gebruikt u een verkeerd tarief, omdat u het tarief bijvoorbeeld afrond naar boven of gebruikt u de verkeerde eenheden in uw declaratie. Controleer of u de juiste eenheden gebruikt met het daarbij horende tarief en doe een extra check op het totaaltarief. Wees er alert op dat er geen getallen worden omgedraaid.
Maximum te claimen bedrag is reeds gedeclareerd
Deze melding geeft aan dat u het maximum van het totaalbudget heeft bereikt. Het bedrag dat u declareert, is hoger dan het budget wat er op de toewijzing nog open staat.
Voorbeeld: U heeft een toewijzing gekregen met een totaalbudget van € 500. U heeft al voor € 400 aan declaraties ingeschoten en deze declaraties zijn allen goedgekeurd. De laatste declaratie die u indient, is een bedrag van € 200 met als gevolg dat u deze afkeurreden terug krijgt. De afkeur is juist, want er staat nog slechts een bedrag van € 100 open. Controleer goed of het overschreden bedrag (€ 100) niet onder een andere toewijzing valt.
Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode
In dit geval dient u een declaratie in met een begin en/-of einddatum die buiten de toewijzingsperiode valt. Controleer welke begin- en einddatum de toewijzing heeft in het Digitaal Leefplein of in het ontvangen 301-bericht. U kunt géén declaratie indienen met een datum die voor of na de toewijzing valt.
Factuurnummer declarant ontbreekt, is onjuist of is niet uniek (nummer is reeds gebruikt in een voorgaande factuur)
Ook deze afkeurreden kent meerdere oorzaken. In de meeste gevallen betekent het dat u al eerder een declaratie over deze periode heeft ingediend óf dat het ingediende factuurnummer al is gebruikt.
LET OP! Als uw factuur volledig of gedeeltelijk is afgekeurd en u wilt een nieuwe factuur indienen, gebruik dan altijd een nieuw factuurnummer.
