voor inwoners, met gemeenten

Veelgestelde vragen Sociaal domein

Declareren

Alle declaraties dienen digitaal te worden aangeleverd via Vecozo. Papieren facturen worden niet verwerkt en-/of uitbetaald. Als u een softwarepakket heeft voor uw declaraties dan kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier om uitleg te vragen hoe u toewijzingen (301 berichten) kunt verwerken en declaraties (323 berichten) kunt verzenden. Mocht u géén eigen softwarepakket hebben en uw administratie in bijvoorbeeld in Excel bijhouden, dan kunt u gebruik maken van de Berichten-app van Zilliz. De Berichten-app is een eenvoudig gratis programma waarmee u declaraties kunt aanmaken en verzenden. Wilt u meer informatie of wilt u de handleiding bekijken? Klik hier

Als uw declaratie is afgekeurd dan kan dit een aantal redenen hebben. De reden van afkeur ontvangt u in een retourbericht (iWMO325 of iJW325 bericht). Hierin staat beschreven wat de reden van afkeur is. Wij vragen u altijd het originele declaratiebericht goed te controleren op reden van afkeur, voordat u een e-mail stuurt naar de afdeling Inkoop en Contractbeheer. Controleer altijd uw ingediende declaratie op de volgende aspecten;

  • Is het juiste toewijzingsnummer voor de periode gebruikt waarover u declareert;
  • Is het juiste toewijzingsnummer voor de het product gebruikt;
  • Check of u een toewijzing heeft;
  • Is het contractueel vastgestelde tarief gebruikt;
  • Zijn de juiste eenheden gebruikt;
  • Is het juiste tarief gebruikt in combinatie met eenheden;
  • Is de juiste productcode gebruikt;
  • Is de correcte periode gehanteerd in de declaratie.

Top 5 afkeurmeldingen:
De meeste declaraties worden afgekeurd op de volgende meldingen:

Er is geen machtiging/beschikking afgegeven
In dit geval heeft het systeem geen match kunnen vinden tussen de declaratie en toewijzing voor de periode waarover u declareert. Check goed van tevoren of u het juiste toewijzingsnummer heeft gebruikt. Dit nummer kunt u terugvinden in het ontvangen 301-bericht of op het Digitaal Leefplein.

Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met de contractafspraken
Deze afkeuring kan diverse oorzaken hebben. Mogelijkerwijs gebruikt u een verkeerd tarief, omdat u het tarief bijvoorbeeld afrond naar boven of gebruikt u de verkeerde eenheden in uw declaratie. Controleer of u de juiste eenheden gebruikt met het daarbij horende tarief en doe een extra check op het totaaltarief. Wees er alert op dat er geen getallen worden omgedraaid.

Maximum te claimen bedrag is reeds gedeclareerd
Deze melding geeft aan dat u het maximum van het totaalbudget heeft bereikt. Het bedrag dat u declareert, is hoger dan het budget wat er op de toewijzing nog open staat.

Voorbeeld: U heeft een toewijzing gekregen met een totaalbudget van € 500. U heeft al voor € 400 aan declaraties ingeschoten en deze declaraties zijn allen goedgekeurd. De laatste declaratie die u indient, is een bedrag van € 200 met als gevolg dat u deze afkeurreden terug krijgt. De afkeur is juist, want er staat nog slechts een bedrag van € 100 open. Controleer goed of het overschreden bedrag (€ 100) niet onder een andere toewijzing valt.

Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode
In dit geval dient u een declaratie in met een begin en/-of einddatum die buiten de toewijzingsperiode valt. Controleer welke begin- en einddatum de toewijzing heeft in het Digitaal Leefplein of in het ontvangen 301-bericht. U kunt géén declaratie indienen met een datum die voor of na de toewijzing valt.

Factuurnummer declarant ontbreekt, is onjuist of is niet uniek (nummer is reeds gebruikt in een voorgaande factuur)
Ook deze afkeurreden kent meerdere oorzaken. In de meeste gevallen betekent het dat u al eerder een declaratie over deze periode heeft ingediend óf dat het ingediende factuurnummer al is gebruikt.

LET OP! Als uw factuur volledig of gedeeltelijk is afgekeurd en u wilt een nieuwe factuur indienen, gebruik dan altijd een nieuw factuurnummer.

Het kan voorkomen dat u wel een toewijzing heeft ontvangen via het Digitaal Leefplein (DLP), maar niet het bijbehorende 301- bericht. Mocht u wel een mailnotificatie hebben ontvangen vanuit DLP, maar nog geen 301-bericht via Vecozo, neem in dat geval contact met ons op via contractbeheer@regiogv.nl.

Als u geen financieel pakket gebruikt, dan kunt u voor het indienen van declaraties gebruik maken van de Zilliz berichten app. Meer informatie >

Na goedkeuring van een correcte declaratie geldt er een contractuele betalingstermijn van 30 dagen om een declaratie uit te betalen. Momenteel vinden de meeste betalingen binnen 20 dagen plaats. Regio Gooi en Vechtstreek controleert dagelijks alle declaratieberichten en stuurt in 95% van alle gevallen dezelfde dag retourinformatie terug.

De productcodelijst vindt u in vraag 6 “waar vind ik de tarieven?”

Via de website agbcode.nl kunt u een AGB-code aanvragen. Voor meer informatie klik hier.

Om gebruik te maken van het digitale berichtenverkeer dient u zich aan te sluiten bij Vecozo. Dit kan door middel van dit inschrijfformulier. Houd u er rekening mee dat u onderstaande gegevens/documenten bij de hand heeft om alles correct in te vullen;

  • AGB-code van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
  • KvK-nummer van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
  • Naam van de tekenbevoegde
  • Naam van de contactpersoon (alleen bij nieuwe klanten)
  • Uw persoonlijke contactgegevens.

    • Nadat u aangesloten bent bij Vecozo, dient u nog certificaten te installeren op uw Vecozo-aansluiting. Tenslotte dienen de rechten ingesteld te worden op deze certificaten.

    Voor meer informatie omtrent de aansluiting van Vecozo, verwijzen we u door naar de supportdesk van Vecozo.

Blaricum: 376
Eemnes: 317
Huizen: 406
Laren: 417
Hilversum: 402
Gooise Meren: 1942
Wijdemeren: 1696

Als uw KvK-nummer wordt aangepast, is er geen rechtsgeldige overeenkomst meer van kracht. De reden hiervoor is dat u niet meer dezelfde partij bent waarmee de overeenkomst is afgesloten. Wanneer u van KvK-nummer wijzigt dient u uw lopende contract op de juiste wijze (officiële opzeggingsbrief) en tijdig op te zeggen conform de geldende voorwaarden uit uw overeenkomst en-/of bijbehorende stukken. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Inkoop en Contractbeheer via: contractbeheer@regiogv.nl

Als uw bankrekeningnummer is aangepast dan dient u dit door te geven aan Inkoop en Contractbeheer via het wijzigingsformulier te vinden op het Digitaal Leefplein.

Een AGB-code aanpassen, vergt veel van de administratieve processen van Regio Gooi en Vechtstreek en de gemeenten, doordat het gehele toewijzingsproces en declaratieproces is ingericht op de betreffende code. Wanneer een AGB-code verandert wordt, kan dit vergaande gevolgen hebben voor het administratieproces. Mocht u toch van plan zijn om uw AGB-code te wijzigen dan kunt u dit het beste doen in overleg met de afdeling Inkoop en Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl.

Regio Gooi en Vechtstreek werkt vanaf 2016 niet meer met bevoorschotting. U kunt dus geen voorschot aanvragen.

Toewijzingen

U kunt alleen zorg aanmelden als u een gecontracteerde jeugdaanbieder bent voor Regio Gooi & Vechtstreek met toegang tot het Digitaal Leefplein. Tevens dient u aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  • U dient een rechtsgeldige verwijzing te hebben voor een beschermingsmaatregel of jeugdreclassering, de BGGZ, SGGZ, Jeugd-ED, Ziekenhuis gerelateerde GGZ, Jeugdhulp, driemilieuvoorziening of gesloten jeugdhulp;
  • De rechtsgeldige verwijzer is een rechter (Gesloten jeugdhulp, een beschermingsmaatregel of jeugdreclassering), huisarts, medisch specialist of een gecontracteerde gecertificeerde instelling (m.u.v. Jeugd-ED);
  • ‘Bij Jeugd-ED dient u in het bezit te zijn van een ontvankelijkheidverklaring van ‘Het ABC‘ voordat u gaat behandelen voor Jeugd-ED.

Indien een Gecertificeerde Instelling of een huisarts begeleiding toewijst uit de overeenkomst Maatschappelijke ondersteuning, dan dient u contact op te nemen met de uitvoeringsdienst van de gemeente. De jeugdconsulenten kunnen goed bepalen welk begeleidingsproduct het meest passend is.

U kunt als gecontracteerde aanbieder per e-mail contact opnemen met Inkoop & Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl). In het emailbericht vraagt u namens uw organisatie een toegangsaccount aan tot het Digitaal Leefplein. Vermeld in het emailbericht het e-mailadres en de naam van de betreffende accounthouder waarvoor de toegang wordt aangevraagd. U ontvangt zo spoedig mogelijk een e-mail van ons met de nodige instructies over het Digitaal Leefplein.

Een extra account kunt u als gecontracteerde aanbieder aanvragen via het aanvraagformulier te vinden op het Digitaal Leefplein.

U kunt als gecontracteerde aanbieder bestanden uitwisselen met ons via het Digitaal Leefplein of door gebruiken te maken van een beveiligd emailprotocol zoals Zivver of Zorgmail.

Ga naar de website www.digitaalleefplein.nl en klik op de optie “Wachtwoord vergeten?” Vul op deze pagina uw e-mailadres in om uw wachtwoord te wijzigen. U zult een e-mail ontvangen met verdere instructies over hoe u uw wachtwoord kunt wijzigen.

Een verlenging voor een toewijzing kan de cliënt aanvragen bij het uitvoeringsloket van de desbetreffende gemeente waar de cliënt woonachtig is. De cliënt wordt verzocht 8 weken voordat de beschikking afloopt contact op te nemen met de gemeente voor de verlenging van de beschikking.

 

Verlengingen ontstaan vanuit de jeugdwet die een andere verwijzer dan de gemeente hebben (denk aan: medisch specialist, huis- of jeugdarts) kunnen via het berichtenverkeer d.m.v. een iJW315 bericht een aanmelding indienen. Tevens hebben wij binnen het Digitaal Leefplein een aanmeldmodule waarin de verlenging kan worden aangemeld.

Het omzetten van de aanmelding naar een toewijzing duurt maximaal 10 werkdagen. Heeft u vragen dan kunt u contact opnemen met de afdeling Inkoop- en Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl).

Heeft u een inhoudelijk vraag over de opdracht die u van de gemeente heeft ontvangen? Dan kunt u contact opnemen met het betreffende uitvoeringsloket van de gemeente. U wordt verzocht het toewijzingsnummer in de e-mail te vermelden indien u contact opneemt per mail. Heeft u vragen over declaratieproces, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Inkoop en Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl).

Inkoopproces

U kunt zich via het platform Mercell inschrijven voor lopende inkooptrajecten. De inkooptrajecten vindt u op deze pagina.

U kunt zich via de website van Mercell inschrijven voor inkooptrajecten. De inkooptrajecten vindt u hier

Voor de voorzieningen Hulp bij het huishouden, Jeugdhulp Voorzieningen, Jeugd-ED, Gecertificeerde Instellingen en Maatschappelijke Ondersteuning kunt u zich gedurende het hele jaar inschrijven. Tussen het moment van inschrijving en het moment van contractering zit gemiddeld 3 tot uiterlijk 6 maanden.

Voor andere inkooptrajecten zijn beperktere mogelijkheden van inschrijving. U kunt bij de afdeling contractbeheer naar het eerstvolgende moment van inschrijving vragen.

Regio Gooi en Vechtstreek bestaat uit de gemeenten Gooise Meren, Huizen, Blaricum, Eemnes, Laren, Hilversum en Wijdemeren. In uw overeenkomst leest u welke gemeenten deelnemen aan uw overeenkomst.

Het is niet mogelijk om per gemeente in te schrijven. Wanneer een Opdrachtnemer zich inschrijft dan heeft Opdrachtnemer een leveringsplicht voor alle gemeenten waarmee Opdrachtnemer een overeenkomst is aangegaan binnen de regio Gooi en Vechtstreek.

Het is niet mogelijk om te onderhandelen over de tarieven. In onze toelatingsdocumenten staan onze tarieven weergegeven. Deze tarieven gelden voor alle gecontracteerde aanbieders. Deze tarieven zijn gebaseerd op een kostprijsonderzoek. Regio Gooi en Vechtstreek streeft naar maatschappelijk aanvaardbare tarieven. Wanneer u zich inschrijft voor een inkooptraject conformeert u zich automatisch aan onze tarieven.

De contractuele eisen waaraan u moet voldoen staan beschreven in het toelatingsdocument, de overeenkomst, invulsjabloon en de Nota van Inlichtingen. Per inkooptraject kunt u de documenten vinden op de website van Mercell. Klik hier voor meer informatie.

U kunt het gedeelte van het invulsjabloon m.b.t. het inschrijven van de percelen opnieuw invullen en naar ons opsturen. Wij zullen dan contact met u opnemen.

In het contract wat u heeft afgesloten met Regio Gooi en Vechtstreek kunt u vinden voor welke percelen u gecontracteerd bent.

Gecontracteerde aanbieders voor de Jeugdwet vindt u hier. Gecontracteerde aanbieders voor de Wmo vindt u hier

Uw onderaannemer kunt u bij contractbeheer aanmelden via contractbeheer@regiogv.nl. Dit kan echter alleen als de betreffende overeenkomst ook onderaannemerschap toelaat.

U kunt niet afzonderlijk kennis maken met de uitvoeringsdiensten. Wel wordt aan de uitvoeringsdiensten op diverse wijze gecommuniceerd dat u een gecontracteerde zorgaanbieder bent.

U kunt aan de afdeling contractbeheer aangeven waarom uw zorgaanbod niet aansluit bij ons zorgaanbod via contractbeheer@regiogv.nl. Wij zullen dan contact met u opnemen.